Ny rapport: Framtidens distansarbete och kontor – 12 punkter att beakta

Risker för jämställdheten, men också vinster för produktivitet och välmående. Det är några av de 12 punkter som företagsledare och andra arbetsgivare behöver beakta när man tar fram riktlinjer för arbetsplatsen efter pandemin, visar en ny rapport.

Under pandemin skiftade arbetsplatsen för miljontals svenskar, från kontoret till hemmet. I flera länder har uppemot halva arbetsstyrkan arbetat hemifrån. Nu behöver flera arbetsgivare och arbetsplatser anpassa sig till en ny verklighet. Även rikspolitiken har ett arbete att göra.

– Det var en stor omställning för drygt 1,5 år sedan. Nu finns det en risk för nya problem – om man genomför en ogenomtänkt återgång till det som en gång var. Arbetsgivare kommer att behöva ta fram strategier som tar bättre hänsyn till hur den nya post-covid-verksamheten ska utformas, annars riskerar man att få missnöjda medarbetare och produktivitetsförluster, säger Lotta Stern, professor i sociologi och vd Ratio.

Tillsammans med kollegor från andra vetenskapliga discipliner har Stern tagit fram rapporten “12 punkter om distansarbete efter Covid-19” vilken sammanställer aktuell forskning kring hem- och distansarbete. Utifrån forskningsläget formulerar forskarna sedan tolv punkter som den som leder och fördelar arbetet på ett företag kan ha nytta av att utvärdera inför att beslut om framtidens arbetsplats ska fattas.

För att uppnå en ny status quo för framtidens arbetsplats är målet att hitta ett arbetssätt som är gynnsamt för både arbetsgivare och anställda, oavsett om det rör sig om kontors-, distans- eller hybridarbete. De punkter som därför behöver beaktas och utvärderas är följande:

1. Vilket syfte ska kontoret ha framöver: arbetsplats, mötesplats, eller både och?
2. Kan den nuvarande kontorsytan fylla rätt funktion för dess framtida syfte?
3. Har företaget råd att låta bli att erbjuda distans- och/eller hybridarbete, inte minst med tanke på den stora kompetensbristen i många branscher?
4. Hur stor är risken för cyberattacker vid distans- och/eller hybridarbete och hur kan företaget förebygga och minska risken?
5. Hur ska det formella och informella distans- och/eller hybridarbetet utövas: Vilka digitala verktyg kan tillgängliggöras för att möjliggöra kompetensöverföring, samarbete och social interaktion?
6. Finns rätt chefer på plats för att leda distans- och/eller hybridarbete?
7. Hur stor är risken för en vi-och-de splittring mellan kontors- respektive distansarbetande och hur kan den förebyggas och minskas genom tydliga mål och mått på måluppfyllelse?
8. Hur ska ansvarsfördelningen av arbetsmiljöarbetet se ut och är den tydlig för anställda och chefer?
9. Hur kan företaget bidra till rätt utrustning till distans- och/eller hybridarbetande medarbetare?
10. Kan co-working-platser vara ett rimligt och passande erbjudande i stället för hemmakontoret?
11. I vilken utsträckning kan distans- och/eller hybridarbete öka medarbetarnas work-life-balance och därmed medarbetarnas generella välmående?
12. Kan distans- och/eller hybridarbete leda till olika effekter för manliga och kvinnliga medarbetare och hur påverkar det långsiktig jämlikhet?

– Distansarbete kan ge många fördelar i form av bättre personalrekryteringar, ökat välmående och höjd produktivitet, men att jobba ifrån kontoret är inte problemfritt. Det finns risker i form av en urholkad företagskultur, bristande säkerhet och att det skapas ett A-lag med medarbetare på kontoret och ett B-lag med hemarbetare, kommenterar Stern. Våra tolv punkter syftar inte minst till att medvetandegöra detta.

Rapporten visar att distansarbete kan ha inverkan på jämställdheten. Å ena sidan finner studier att distansarbete, framför allt för kvinnor, kan leda till försämrad löneutveckling och minskade karriärmöjligheter. Samtidigt visar undersökningar att en stor andel kvinnor, och framför allt kvinnor med barn, upplever att livspusslet har blivit lättare att få ihop vid distansarbete under pandemin. Män som arbetar på distans, däremot, upplever att de är mer stressade över att få ihop arbets- och familjeliv. Vad det ger för konsekvenser på längre sikt återstår att se.

Det framtida distansarbetet berör även lagstiftaren. Det finns en risk att arbetsgivares långtgående ansvar för anställdas arbetsmiljö, också vid distansarbete, gör arbetsgivarna mindre benägna att experimentera och utveckla nya sätt att organisera arbete. Det kan i sin tur försvaga möjligheterna till en bra arbetsmiljö. Alternativt kan tänkas att arbetsgivare riskerar spendera stora summor på att uppfylla kraven på arbetsmiljö på andra ställen än kontoret – krav som de anställda själva kanske varken efterfrågar eller behöver.

Forskningen visar att det har stor betydelse för anställda att arbetsgivare så snart som möjligt kommunicerar och fattar beslut om hur framtiden kommer att se ut. Det är en svår uppgift, men i detta kan den svenska ledarskapsstilen som betonar tillit, medbestämmande, autonomi, och jämlikhet vara en styrka.

Rapporten är skriven av Charlotta Stern, vd Ratio, professor i sociologi, Jonas Grafström, vice vd Ratio, fil dr i nationalekonomi, Linda Weidenstedt, fil dr i sociologi, forskare Ratio, och Susanna Allstrin, master i statsvetenskap, forskningsassistent Ratio.

• Läs rapporten här.
• Ta del av de PPT-bilder som forskarna visade under en live-sänd föreläsning den 28 oktober här.